„Vielen Dank für Ihren Anruf. Wir können ihn momentan nicht persönlich entgegen nehmen. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht zu Ihrem Anliegen und wir rufen Sie baldmöglichst zurück.“ Dieser Satz auf dem Anrufbeantworter ist wohl eine der größten Umsatzbremsen, die man sich vorstellen kann. Unternehmen könnten kaum effektiver Interessenten oder ihre Kunden vergraulen.
Was passiert, wenn Sie schnell einen Lieferanten oder einen Dienstleister suchen und am Telefon hören Sie eine solche Aussage? Vermutlich rufen Sie einfach den nächsten Anbieter auf der Liste an. So, wie es die meisten anderen eben auch tun würden
Das Problem liegt einfach daran, dass das Wort baldmöglichst sehr flexibel interpretiert werden kann. In der Arztpraxis oder der Klinik wird immer betont, dass wir „kurz warten“ sollen. Übersetzt heißt es: Garantiert mehrere Stunden.
In der heutigen Zeit kann man es sich eigentlich nur noch als Behörde oder Krankenhaus leisten Menschen so zu behandeln. In der freien Wirtschaft dagegen ist sofort einen Strafzettel in Form von Umsatzeinbußen fällig. Wie lässt sich dieses Problem besser lösen?
Anrufannahme als Wettbewerbsvorteil
An dieser entscheidenden Stelle ist es vorteilhaft einen Telefonservice einzuschalten, der die Anrufer abfängt. Einfach die Tatsache, dass jemand ran gegangen ist, wirkt schon positiv. Eine Anrufannahme führt dazu, dass ein persönliches Gespräch möglich wird. Dort lässt sich erörtern, um welche Angelegenheit es sich handelt und wie dringend die Sache ist. All diese Infos kein ein Mitarbeiter problemlos entgegen nehmen und weiterleiten. In der nächsten Instanz kann sich dann jemand entsprechend darum kümmern. Solche Leistungen bringen zufriedene Kunden. Denn wer Menschen das Gefühl gibt für sie da zu sein, der schafft Vertrauen. Vertrauen wiederum ist so ziemlich das wertvollste Gut wenn es darum geht eine Verbindung aufzubauen.
Bei der Anrufannahme stellt sich also heraus, wie dringend ein Anrufer etwas braucht. Zudem lässt sich in Erfahrung bringen wie wahrscheinlich es ist, dass er oder sie zur Konkurrenz geht, wenn sich nicht sofort ein Mitarbeiter der Sache annimmt.
Mit diesem Wissen im Hintergrund können Sie Ihre Ressourcen gezielter einsetzen. So weiß eine wichtige Fachkraft, wann er oder sie sofort zum Telefon greifen muss und wann es ausreicht sich später um eine Sache zu kümmern. Auf diesem Wege schonen Sie die Kapazitäten wichtiger Angestellter.
Wie funktioniert ein externer Telefonservice?
Vor allem kleine Unternehmen, die über keine ausreichenden Ressourcen an Mitarbeitern verfügen, haben hier die Chance Ihren Kunden etwas Gutes zu tun und die Erreichbarkeit massiv auszuweiten. Dafür kann ein externer Telefonservice beauftragt werden. Mit Hilfe einer Rufumleitung werden eingehende Telefonate in ein Callcenter überführt. Von Außen sieht man das nicht, die Nummer bleibt die gleiche.
Anstatt dem Anrufbeantworter, bekommt ein Anrufer eine freundliche Stimme zu hören, die sich seiner annimmt. Für Externe sieht es so aus, als hätte man einfach nur die freundliche Sekretärin an der Strippe.
In diesem Gespräch werden die wichtigsten Dinge geklärt. Mit Hilfe einer Schulung werden die Call-Agents sogar befähigt sein grundlegende Arbeit eigenständig zu erledigen. Dadurch entlasten sie die eigenen Angestellten.
Der Vorteil für Unternehmen ist, dass keine potenziellen Kunden mehr verloren gehen, weil die Anrufannahme nicht schnell genug erfolgt ist. Zudem hilft eine permanente Erreichbarkeit dabei professionell und kompetent nach Außen zu wirken.
