Um einen erfolgreichen Eventplan zu erstellen, brauchen Sie das nötige Gespür und Talent sowie auch ein bisschen Glück. Ganz gleich, ob es sich um eine schicke Hochzeit, eine Firmenkonferenz oder eine einfache Geburtstagsfeier handelt, jede Veranstaltung erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung. Wenn Sie sich an diese Grundregel halten, erreichen Sie sicher Ihr Ziel.
Bei der erfolgreichen Planung geht es darum, ein Gesamterscheinungsbild zu schaffen, das die Aufmerksamkeit Ihrer Gäste oder der Teilnehmer auf sich zieht, die Atmosphäre steigert und auf diese Weise für ein unvergessliches Erlebnis sorgt. Jeder Eventplan beginnt mit einer Idee. Bei der Umsetzung gilt es zu beachten, dass sich die visuellen, akustischen und interaktiven Elemente nahtlos zusammenfügen. Ist die passende Eventlocation Essen, Köln oder Bonn erstmal gefunden, können Sie direkt beginnen.
Vor der Eventplanung: Grundlegende Schritte
Als ersten Schritt bestimmen Sie das große Ganze: Dabei geht es um die Wahl des Ortes, die Wahl des Datums und um die Art der Veranstaltung. Das bedeutet, Sie entscheiden, wer Ihre Gäste sein werden und was Ihr Hauptziel ist: Spenden sammeln, ein Jubiläum zu feiern oder wollen Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen? Dies hilft als Orientierung für Ihre Ideenfindung. Danach muss ein Termin festgelegt werden. Es ist nicht gerade sinnvoll, eine Bildungsmesse in die Sommerferien zu legen. Denn diejenigen, die Sie erreichen möchten, werden eventuell in Italien oder Spanien am Strand liegen. Wählen Sie einen Termin, der weder zu nah noch zu weit entfernt liegt, um ein Versehen oder Nichterscheinen zu vermeiden. Sobald die Zahl der Teilnehmer, die Sie einladen wollen und können, bekannt ist und der Termin festgelegt wurde, sollten Sie sich um den Austragungsort kümmern. Bedenken Sie zudem, das Wochenende der Mitarbeiter ist in der Regel, dem Familienleben vorbehalten.
Ideenfindung und Konzeption
Sie haben das Ziel des Events definiert. Auf Ihrer Firmenveranstaltung soll ein neues Produkt eingeführt werden. Damit Ihr Eventplan umgesetzt werden kann, benötigen Sie eine Location mit der passenden Einrichtung. Dafür ist eine gute Logistik erforderlich, die sich am vorhandenen Budget orientieren soll. Der Austragungsort muss früh genug gebucht werden. Obendrein sollte der Ort zur Größe Ihrer Gruppe sowie zum Thema passen. Überlegen Sie, welche Location am besten zu Ihrer Vision und Ihrem Konzept passt. Mit der richtigen Einrichtung und Technologie (beispielsweise Ton- oder Lichttechnik, Möbel oder Dekoration), wird es Ihnen bestimmt gelingen ein unverwechselbares Ambiente zu schaffen.
Überprüfen Sie die Verfügbarkeit des Veranstaltungsortes basierend auf Kriterien wie Gästeanzahl, Datum, Möbel und Ausstattung. Zur Ausstattung gehören Dekorationen wie Banner, zudem Soundsysteme, Möbel, Tafelaufsätze und Beleuchtung. Vergleichen Sie die Kosten der einzelnen Anbieter. Legen Sie ein genaues Budget zur Deckung der Kosten inklusive des Caterings fest. Das ist unerlässlich, wenn Sie mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln ein richtiges Konzept entwickeln wollen. Erstellen Sie daher am besten einen Plan für Ihre Ausgaben und alle zu zahlenden Gebühren.
Die Eventplanung in der Praxis
Das Konzept steht, nun müssen alle Ihre Mitarbeiter in die Arbeitsschritte eingeweiht werden. Das Catering sollte den Service sowie die gastronomische Verpflegung Ihrer Gäste beinhalten. Damit Sie nicht die Katze im Sack kaufen, können Sie den Caterer beispielsweise nach Empfehlung aussuchen. Schauen Sie sich auch an, welche Events das Unternehmen bereits realisiert hat. Besprechen Sie Ihre Erwartungen detailgenau. Das Essen wird meist zum Highlight der Veranstaltung. Wollen Sie ein klassisches Buffet-Catering oder ein Catering-Galadiner? Berücksichtigen Sie dabei Wünsche der Vegetarier und Veganer, sowie Nahrungsmittelunverträglichkeiten und kulturelle Traditionen Ihrer Gäste. Als Getränke werden in der Regel Mineralwasser, Softdrinks, Sekt, Cocktails, Bier und Wein serviert. Erstellen Sie einen Lieferplan für den Caterer (abhängig von der Anzahl der Gäste) und erstellen Sie zudem einen Zeitplan für den D-Day: Wer macht was wann? Bei einer Teambesprechung vor Ort, können Sie auch technische Fragen, wie die Größe der Tür oder ob der Haupteingang für die Gäste leicht zugänglich ist, klären.
Eine moderne Software unterstützt Sie bei der Teilnehmerregistrierung und beim Gästemanagement. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und Geld. Zudem können Sie die Bedürfnisse Ihrer Gäste besser erfassen. Überlegen Sie, welche Dekoration, Musik und welches Bildmaterial am besten zum Thema Ihres Events passen. Um das Interesse Ihrer Kunden an Ihrem neuen Produkt zu wecken, müssen Sie mindestens einen bekannten Redner in Ihr Programm einbinden. Falls es Ihr Budget zulässt, können Sie für Ihre Firmenveranstaltung Künstler engagieren, die eine individuelle Show zu bieten haben, die für das Event zugeschnitten ist. Denn schließlich wollen Sie Ihren Kunden und Gästen ein Erlebnis bieten, das sie nicht so schnell vergessen werden.
Logistik und Infrastruktur
Zirka drei Tage vor der Veranstaltung sollten Sie zusammen mit Ihrem Team unbedingt Sicherheitskonzepte und Notfallpläne erstellen. Ihr Organisationskomitee darf nicht davon ausgehen, dass alle Lieferanten, Ihre Informationen verstanden haben. Um Versäumnisse zu vermeiden und Probleme im Voraus nicht aufkommen zu lassen, überprüfen Sie die Lieferpläne und erinnern Sie das Cateringunternehmen an die Lieferzeit und Adresse. Obendrein gilt es, die technischen Anforderungen und Ausstattungen im Auge zu behalten. Darum kann sich beispielsweise eine professionelle Auf- und Abbauorganisation kümmern.
Event-Promotion und Öffentlichkeitsarbeit
Sie können soziale Medien nutzen, um Ihr Firmenevent besser zu kommunizieren und bekanntzumachen. Es kann durchaus nützlich sein, eine eigene Website einzurichten, die der Präsentation und Kommunikation Ihres Events gewidmet ist. Viele Eventveranstalter entscheiden sich beispielsweise für E-Mailings und Werbung auf YouTube. Obendrein haben Sie die Möglichkeit spezialisierte Dienstleister (Blogger, Influencer) für die Pressearbeit zu rekrutieren oder Medienpartnerschaften einzugehen. Ihre Pressemitteilung sollte alle wesentlichen Informationen enthalten. Es gibt mittlerweile verschiedene Event-Softwares auf dem Markt, die Sie bei der Verbreitung Ihrer Kommunikation sowie bei der Teilnehmerregistrierung und beim Gästemanagement unterstützen.
Event Durchführung und -koordination
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste immer im Mittelpunkt stehen. Das beginnt beispielsweise bei der Begrüßung mit einem Glas Sekt. Es muss immer genügend Nachschub an Getränken vorhanden sein. Zusammen mit Ihrem Team (von Hostessen) versorgen Sie Ihre Gäste und Kunden im Foyer- und Backstagebereich mit allem, was sie brauchen. Es gilt zudem dafür zu sorgen, dass Ihre Kunden, Teilnehmer, Gäste und Besucher bestens unterhalten werden. Ihre professionellen Mitarbeiter kümmern sich zusammen mit Ihnen, um die komplette Event-Organisation, angefangen von den administrativen- und technischen-, bis hin zu den logistischen- und Sicherheits-Aufgaben. Dabei sorgen Sie auch dafür, dass der geplante Ablauf eingehalten wird. Bereits bei der Planung müssen Fluchtwege und Notausgänge berücksichtigt werden. Auf diese Weise lassen sich unliebsame Überraschungen, bereits im Vorfeld der Veranstaltung, minimieren.
Bleiben Sie professionell, denn man muss akzeptieren, dass nie etwas ganz wie geplant verläuft. Mit Akzeptanz lassen sich Missgeschicke wie eine verspätete Essenslieferung leichter bewältigen. Ziehen Sie einen anderen Programmpunkt vor. Das Schlüsselwort in diesem Fall ist „Anpassung“.
Event-Nachbereitung und Erfolgsmessung
Am Ende eines Event Projekts sollten Sie sich nicht nur auf das Positive konzentrieren. Ist die Veranstaltung gut gelaufen? Sammeln Sie Ratschläge und Rückmeldungen der Teilnehmer. Die Ergebnisse sollten analysiert werden, um die Mängel und Erfolge festzustellen. Auf diese Weise entstehen Verbesserungspotenziale für zukünftige Events.
Trends und Innovationen in der Eventplanung
Automatisierung und technische Entwicklungen (z. B. Virtual Reality, Apps), sind ein allgemeiner Marketing-Trend, der sich auch auf die Eventbranche ausdehnt. Mithilfe einer geeigneten Software bekommt der Gast beispielsweise eine Erinnerung zu seiner Einladung. Auf Plastik und Einweg-Kunststoffe wird in der Eventbranche mittlerweile zugunsten der Umwelt meist komplett verzichtet. Auch der Papierverbrauch wurde deutlich reduziert. Außerdem wird bei den Veranstaltungen vielfach nach lokalen Unterkünften gesucht.
Fazit
Bei Ihrer erfolgreichen Eventplanung geht es darum, ein Gesamterscheinungsbild zu schaffen, das die Aufmerksamkeit Ihrer Gäste oder der Teilnehmer auf sich zieht. Zuerst müssen Sie Ihre Zielgruppe identifizieren und danach Ihr Budget festlegen. Nun können Sie die Zahl Ihrer Gäste bestimmen und den Veranstaltungsort und den Termin festlegen. Bei der Teilnehmerregistrierung und beim Gästemanagement können Sie sich durch verschiedene Event-Softwares unterstützen lassen. Dadurch werden Sie Zeit und Kosten einsparen.
