Workshop gilt in Unternehmen als eines dieser Schlagwörter, das inflationär genutzt ist. Manche verwenden ihn, um ein Meeting verbal aufzuwerten. Dabei ist das so nicht korrekt. Ein gut organisierter Workshop kann dazu beitragen wichtige Projekte voranzutreiben oder ein gravierendes Problem zu lösen.
Definiert wird Workshop als Veranstaltung, bei der eine Gruppe für relativ kurze Zeit, gemeinsam, sehr intensiv an einem Thema arbeitet. Dabei ist die Arbeitsweise der Teilnehmer von einer Führungskraft koordiniert oder von einer neutralen Person moderiert, um das gesetzte Ziel zu erreichen.
Eingesetzt werden solche Events vom Management normalerweise dann, wenn in Firmen wichtige Veränderungen, Neuerungen, Umbrüche oder Innovationen erreicht werden sollen. Man such nach neuen Ideen, nach kreativen Ideen, deren Umsetzung von allen Teilnehmern später in ihren Teams vorangetrieben werden soll. Beteiligung erhöht bekanntlich die Identifikation mit Entscheidungen.
Damit aus einer solch wichtigen Veranstaltung ein effektiver Workshop wird, sind eine gute Planung und eine optimale Vorbereitung notwendig. Wir zeigen, worauf Sie dabei achten sollten.
Workshops planen – die besten Tipps
In der Praxis haben sich diese Methoden für die Workshop-Planung bewährt:
Ziele festlegen – Workshops planen
Ein klar definiertes Ergebnis ist immer die Grundlage für eine solche Veranstaltung. Sonst macht sie keinen Sinn. Wer Kreativität und Wissen bündeln möchte, der muss ihr eine Richtung vorgeben, damit sie sich dort konzentriert. Im ersten Schritt sollte also ein Problem benannt werden. Danach wird der Ziel-Zustand definiert, den es zu erreichen gilt. Hier ein Beispiel für eine solche Zieldefinition in einem Markenworkshop:
Das Unternehmen stellt fest, dass der Marktanteil in der Zielgruppe nicht den Erwartungen entspricht. Die Marktforschung ist zu dem Ergebnis gekommen, dass viele die Marke zwar kennen, aber keinerlei Emotionen oder Assoziationen mit ihr verbinden. Die Teilnehmer sollen dieses Thema gemeinsam erörtern und Ideen anstoßen, mit denen eine erfolgreichere Positionierung erfolgen kann.
Teilnehmer aussuchen
Zu diesem Event sollte eine Liste all jener Mitarbeiter erstellt sein, die von dieser Angelegenheit betroffen sind und die meiste Kompetenz in diesem Bereich mitbringen. Des Weiteren sind manchmal per Zufall Kandidaten ausgewählt, die nichts mit der Sache zu tun haben. Einfach um einen neutralen, unvoreingenommenen Blick mitzubringen.
Workshop-Methoden
Aufgabe des Moderators ist es den Prozess der Ideengenerierung zu fördern. Hierfür werden üblicherweise kreative Methoden wie Brainstorming oder Design Thinking eingesetzt. Möglich ist es auch ein World Café abzuhalten. Dazu werden Gruppen eingeteilt, die alle einen Gastgeber haben. Alle Mitglieder gehen von Tisch zu Tisch und geben dort ihre Gedanken preis. Die verschiedenen Gastgeber fassen die Ergebnisse in einer Präsentation zusammen. Mit Hilfe dieser Technik entsteht häufig eine sehr intensive Diskussion, bei der viele Meinungen und zahlreiche gute Argumente das Licht der Welt erblicken.
Diese Verfahren werden vorher festgelegt und laufen dann nach klaren Anweisungen ab. Auf einem Flipchart oder einem sonstigen Medium werden die Ideen zusammengefasst.
Fazit
Wenn diese Vorbereitungsarbeiten erledigt sind, dann steht einem erfolgreichen Workshop nichts mehr im Weg. Die Erfahrung zeigt, in solchen Arbeitskreisen entwickeln sich gute Lösungsideen. Vor allem dann, wenn in der gemeinsamen Arbeit Hierarchien über Bord geworfen sind, und die Teammitglieder ihre Meinung frei äußern können – ohne Angst vor Konsequenzen. Wenn das Management ein Problem lösen will, dann muss es sich zuerst eingestehen, dass überhaupt eines vorhanden ist. Das ist nicht in jedem Unternehmen selbstverständlich.
