Vereinfachung, Beschleunigung und Automatisierung – das sind die Kriterien, die eine gute Software von einer schlechten unterscheiden. Je besser ein Programm solche Ansprüche umsetzt, umso effizienter arbeitet ein Unternehmen. Hinzu kommt heutzutage vor allem die Fähigkeit die Teamarbeit zu verbessern. Dann sind die Einsparungseffekte am größten.
Ein solches Tool, das heute auf dem Markt für Furore sorgt, ist Zoho Workdrive. Vor allem bei kleinen Firmen und Mittelständlern ist es vermehrt im Einsatz. Wir sehen uns das Tool genauer an.
Was ist Zoho Workdrive?
Beim Programm Zoho Workdrive handelt es sich um eine Art Plattform, auf der sich Daten online in der Cloud speichern lassen. So ähnlich wie Dropbox. Allerdings dient es nicht nur der Speicherung, sondern es ist auch möglich Laufwerke anzulegen, Zugriffsrechte zu verwalten und Dateien gemeinsam zu bearbeiten. Hierfür gibt es eigenständige Software, die sehr den Möglichkeiten von MS Office ähnelt.
Was sind die Vorteile von Zoho Workdrive?
Zoho Workdrive sollte man sich nicht wie eine reine Online Festplatte vorstellen, so wie Dropbox. Es ist eher so, als würde man seinen PC in die Cloud verlagern können. Das heißt, Sie können mit dem Windows Explorer durch die Ordner und Files streifen, alles wie immer. Unterschied ist nur, dass die Daten eben nicht lokal bei Ihnen abgelegt werden. So ist ein Zugriff jederzeit, von allen Orten der Welt möglich .
Sehr hilfreich ist, dass User innerhalb der Oberfläche Laufwerke mit Ordnern und Unterordnern anlegen können. Diese lassen sich mit jedem Rechner synchronisieren. Das heißt, wer die Zugangsdaten hat, der kann alle Laufwerke nutzen, als wäre er oder sie direkt in der der Firma. Das Unternehmen wiederum spart sich eine eigene Serverstruktur.
Ein weiterer Vorteil ist, dass Dokumente mit einem Freigabesystem versehen sind. Das heißt, sie müssen nicht mehr per Mail von Nutzer zu Nutzer verschickt werden. Stattdessen haben einfach alle Betroffenen einen direkten Zugriff auf Ihnen zugewiesene Files. So spart man sich riesige Berge von Datenmüll dadurch, dass in den Mailboxen der Angestellten Anhängen in mehrfacher Ausführung herumliegen.
Hinzu kommt die Besonderheit, dass Zoho Workdrive verschiedene Programme integriert hat. Dazu gehören Klone von Office Anwendungen. Somit können alle Daten von Mitarbeitern bearbeitet werden, ohne dass sie eine eigene Office-Lizenz erfordern.
Darüber hinaus ist es auch möglich, dass mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an ein und derselben Sache arbeiten. Da wäre zum Beispiel der Fall, wo sich mehrere Kollegen an eine Präsentation erstellen. Einer kümmert sich um die Folien 1 bis 20, der andere um 20-40. So oder so ähnlich kann die Sache aussehen. Das erleichtert natürlich die Zusammenarbeit ungemein. Die Änderungen bieder werden beim Speichern übernommen.
Kunden von Zoho Workdrive erhalten ausführliche Nutzerstatistiken und können nachvollziehen, für welche Tätigkeit wie viel Zeit benötigt wird. An solchen Stellen bietet sich viel Potenzial für Verbesserungen.
Fazit
Cloud Software ist heute sehr im Trend. Vor allem deshalb, weil die User nicht über ein firmeninternes Netzwerk zugreifen, sondern über das Internet. Das ist leichter als einen sicheren Zugang von Extern in das interne Firmen-Netz aufzubauen.
Einer der Nachteile einer Cloud-Lösung ist, dass immer wieder Daten zwischen Client uns Server hin und her transferiert werden müssen. Hierfür ist natürlich eine schnelle Internetleitung erforderlich. Für Files, die mehrere Hundert MB umfassen werden natürlich gewisse Ladezeiten erforderlich. Bei kleineren Dokumenten fallen Sie jedoch notmalerweise nicht sonderlich ins Gewicht.
