In den Unternehmen hat sich das Aufkommen an interner und externer Kommunikation für den einzelnen Mitarbeiter in den letzten Jahrzehnten massiv gesteigert. Neue Tools erhöhten die Produktivität, so dass pro Angestellten nun immer mehr Arbeit zu bewältigen ist. Experten haben festgestellt, dass Mitarbeiter im Gemeinkostenbereich mittlerweile einen wesentlichen Teil ihrer Arbeitszeit damit verbringen sich mit internen und externen Partnern abzustimmen: Meetings, Telefongespräche, Mails, Videokonferenzen – sie sind der Alltag und sie kosten Unmengen an Zeit und Geld.
Gerade weil sie ein solch bedeutender Faktor geworden sind, ist es für Unternehmen wichtig nach Kommunikationslösungen zu suchen, die die Firma voranbringen. Solche Lösungen können sowohl in Form von Hardware oder Software realisiert werden. Wichtigste Anforderung ist, dass sie Kosten senken, indem sie die Kommunikation günstiger machen oder beschleunigen.
Wir zeigen auf, wie Sie in dem Bereich systematisch Ihre Wettbewerbsfähigkeit voranbringen. Vor allem mit Hilfe der Cloud Technologien.
Kommunikationslösungen als Kostenfaktor
Kosten haben immer zwei Komponenten: Preis und Menge. In Sachen Kommunikation als reine Tätigkeit müsste man fragen:
- Wie häufig kommunizieren die eigenen Leute mit Kunden / mit Kollegen?
- Wie lange benötigen sie dafür?
Im Bereich der Technik und IT-Infrastruktur wiederum ist die Fragestellung ganze leicht anders:
- Wie häufig wird eine Kommunikationstechnik verwendet?
- Was kostet diese Technik?
Kommunikation als Tätigkeit
In diesem Fall ist es erforderlich die Tätigkeiten der Mitarbeiter im Unternehmen genau zu analysieren. Wer braucht für was wie lange? Anschließend geht es darum nach geeigneten Lösungen zu suchen, mit denen sich die Abläufe schneller machen lassen. Für Kunden-Prozesse eignet sich zum Beispiel eine Contact Center Software. Dort können die betroffenen Abteilungen sämtliche Korrespondenz mit ihnen erfassen. Wann hat welcher Kunde angerufen? Was wollte dieser? Was für Aktivitäten oder welche Rückrufe stehen dadurch an?
Im internen Bereich interessieren vor allem Dinge wie zum Beispiel: Wie lange dauert es, bis ein Termin für ein Meeting oder für eine Videokonferenz organisiert wird. Lässt sich dort etwas beschleunigen? Kann man die Buchung eines Raumes im Gebäude in die bei der Erstellung des Termins über eine Schnittstelle gleich mit integrieren? Müssen es immer E-Mails sein, oder funktioniert Instant Messaging?
Das ist das Schema, nach dem man hier vorgeht. Für all diese Fragen gibt es heutzutage geeignete Software-Lösungen und innovative Technologien, die das Business im Unternehmen ein Stück voranbringen. Vor allem in großen Unternehmen spielen solche Faktoren eine Rolle. Bei tausenden Mitarbeitern, von denen jeder nur 10 bis 20 Minuten bei der Arbeit beschleunigt wird, ergeben sich aufs Jahr gesehen immense Einsparpotenziale.
Cloud-Technologien
Einen ganz neuen Boost in Sachen Einsparung ergeben sich durch moderne Wege von Cloud Lösungen. Hierbei ist es so, dass Unternehmen Softwarepakete bei Anbietern buchen, die ihre Programme auf einem externen Server hosten. Fällige Updates und Innovationen werden ganz einfach von alleine zentral durchgeführt. Wartung und Customer-Service erfolge ebenfalls vom Cloudanbieter.
Größter Vorteil ist, im Angebot finden sich meist unzählige, gut erprobte Programme. Dort finden Sie auf die Schnelle Neuerungen, die für Ihre Branche hilfreich sind. So lässt sich dann ein schneller Wechsel von einer Lösung zu anderen vollführen, ohne dass Sie die Tools dann auf Ihre Server und alle Rechner installieren müssten.
Technische Kommunikationslösungen
Bisher haben wir uns auf die Lösungen konzentriert, die den Angestellten ein schnelleres Arbeiten ermöglicht. Man unterscheidet in diesem Bereich aber noch diejenigen, welche die rein technischen Kosten senken. Dies sind insbesondere die Wege der Telekommunikation.
Früher hatten viele Unternehmen reine Festnetzanschlüsse für die Telefonie. Mit den Filialen im fernen Ausland zu telefonieren war nicht billig. Vor allem das mobile Telefon zu nutzen war unglaublich teuer. Mitarbeiter kamen von Fernreisen mit fünfstelligen Rechnungen nach Hause. Hier hat sich mittlerweile die VoIP-Telefonie durchgesetzt. Dort werden Anrufe über das Internet abgewickelt, so dass die Kosten für Anrufe über die DSL-Leitung erfolgen. Ähnlich ist es mit Whatsa-App-Anrufen ins Ausland, anstatt über das Funknetz zu gehen. Gleiches gilt für Messenger-Nachrichten anstatt SMS, E-Mail anstatt Brief. Social Media Inhalte pflegen, ansttatt PR-Artikel zu veröffentlichen usw. Hier liegt viel Geld.
Fazit: Kommunikationslösungen für Unternehmen
Unternehmen sollten die Fortschritte für moderne Kommunikationslösungen stets genauestens beobachten. Immer wieder ergeben sich durch sie Optionen, um auf zwei verschiedene Arten Geld zu sparen. Zum einen viel Arbeitszeit bei immer wiederkehrenden Tätigkeiten. Zum anderen durch die Senkung der rein technischen Kosten für Kommunikation.
