Warum Büro Outsourcing immer beliebter wird

Büro Outsourcing ist der Prozess der Auslagerung von Büroprozessen, die ein spezialisierter externer Dienstleister übernimmt. Büro Outsourcing konzentriert sich auf zentrale Geschäftselemente und setzt personelle Ressourcen in Unternehmen frei. Das Herzstück eines Unternehmens erfordert eine akkurate Buchhaltung, Datenbankverwaltung und alles, was sonst noch dazugehört, und eine unsachgemäße Erledigung dieser Dinge könnte sich langfristig negativ auf das Unternehmen auswirken.

Ihr Büro muss professionell verwaltet werden, und ein Team hinter den Kulissen zu haben, das diese Aufgaben erfüllt, kann eine kostspielige Belastung sein. Wenn Sie ein kleines Unternehmen besitzen oder betreiben, werden Sie wahrscheinlich versuchen, diese Aufgaben an ein anderes Unternehmen auszulagern (mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie auf Büroservice).

Häufig ausgelagerte Büro-Supportdienste

Zu den häufigsten Büro-Supportdiensten gehören Lohnbuchhaltung, Buchhaltung, Personalwesen, Informationstechnologie, Marketing und Dateneingabe. Unternehmen, die ihre Gewinne steigern wollen, entscheiden sich seit Jahren für das Outsourcing von Büro-Dienstleistungen als effiziente Option. Zu den Vorteilen gehören Skalierbarkeit, Zugang zu aktueller Technologie und Wissen, Kosteneffizienz, konzentrierte Aufmerksamkeit auf die Kernaktivitäten und vieles mehr.

IT-Services auslagern

Mehrere Kernanwendungen nutzen zweifellos die Vorteile von ausgelagerten Dienstleistern. Einige Gründe dafür sind das fehlende Wissen, um Prozesse wie Gehaltsabrechnung oder Buchhaltung einzurichten. Die Auslagerung der IT ist erforderlich, um die bestmögliche technologische Unterstützung zu bieten. Die Entscheidung, Büro-Funktionen auszulagern, ist entscheidend, um das interne Team zu entlasten und sich auf die wichtigen Aspekte des Geschäfts zu konzentrieren.

Es gibt einige positive Nebeneffekte, die Sie über das Outsourcing von Geschäftsprozessen wissen müssen. Die Mitarbeiter eines Unternehmens müssen wissen, wie sie die richtige Büro-Lösung auswählen, die für sie geeignet ist. Außerdem sollten die Vorteile berücksichtigt werden, denn Outsourcing bringt weiteres Fachwissen und Zugang zu aktueller Technologie.

Vorteile des Outsourcings von Büro-Dienstleistungen

Unternehmen, die Outsourcing nutzen, können beim Büro Outsourcing Zeit und Ressourcen sparen und somit mehr Zeit mit der Implementation der Digitalisierung in ihrem Unternehmen verbringen. Das Outsourcing ermöglicht es dem Unternehmen, sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und die anderen Aufgaben Fachleuten zu überlassen, ohne für jede einzelne Aufgabe Personal einstellen zu müssen. Seit 2013 nutzen viele Unternehmen in Toronto die Möglichkeit, ihre Büro-Aktivitäten auszulagern, um sich weiterhin auf ihre Geschäftsaktivitäten zu konzentrieren.

Bedarf definieren

Der Bedarf an Büro-Aufgaben kann je nach Größe und Branche eines Unternehmens variieren, aber Outsourcing ist verfügbar, um kleine und mittlere Unternehmen bei der Gründung und in Wachstumsphasen zu unterstützen. Die Kosten für die Besetzung jedes einzelnen Jobs übersteigen bei weitem die Kosten, die entstehen, wenn Sie sich auf ein Unternehmen verlassen, das die Arbeit nur bei Bedarf erledigt. Durch das Outsourcing Ihrer Büros erhalten Sie Zugang zu erfahrenen Mitarbeitern, die in der Lage sind, hervorragende Dienstleistungen zu erbringen und einen Mehrwert zu schaffen.

Büro-Schulungen sind kostspielig

Die richtige Schulung kann den Unterschied zwischen Erfolg und kostspieligen Fehlern ausmachen. Wenn Sie Outsourcer für Büro-Services beauftragen, erhalten Sie Unterstützung und Schulungsdienste für alles, was mit einer Büroorganisation zu tun hat. Büro-Services können Ihrem Unternehmen bei der Einrichtung eines neuen Gehaltsabrechnungs- oder Buchhaltungsdienstes helfen, selbst wenn niemand in Ihrem Team die nötige Ausbildung hat. Outsourcing kann äußerst hilfreich sein, wenn es darum geht, Mitarbeiter auf die neuesten Entwicklungen in Ihrem Unternehmen vorzubereiten.

Personalbeschaffung ist kostenintensiv

Wenn Sie Ihre Büro-Verwaltungsfunktionen auslagern, müssen Sie sich nicht um die Kosten für Buchhaltungs- oder Buchführungssoftware kümmern. Die Entscheidung, dies für Ihr Unternehmen zu tun, ist billiger und ermöglicht es Ihrem Unternehmen, zu überleben und mehr Geld in das Unternehmen fließen zu lassen. Wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, kann es schwierig sein, ein Büro mit vollständigen Büro-Diensten zu eröffnen, was sowohl in Bezug auf die Unterhaltung des Personals als auch auf die Bürofläche kostspielig sein kann.

Büro Outsourcing erhöht die Flexibilität Ihres Unternehmens

Die Auslagerung von Büro-Prozessen ist letztlich skalierbar – und deshalb in allen Bereichen eines Unternehmens sehr beliebt. Dieser einfache Ausweg kann Ihren Personalbestand kosteneffektiv erheblich reduzieren. Ein Team von Büro-Managern senkt Ihre Personalkosten um 75% und gibt Ihnen gleichzeitig Zugang zu kompetenten Mitarbeitern, die sich den Zielen Ihres Unternehmens widmen. Wenn Ihr Team wächst oder schrumpft, garantiert eine flexible und kostengünstige Lösung eine bessere Unterstützung für Ihr Unternehmen. Zusätzlich bietet Outsourcing die Möglichkeit, Entlastung innerhalb des Büros zu garantieren und somit auch bei Engpässen, wie z. B. durch Urlaubsvertretung, Ausfälle zu kompensieren.

Arbeiten in einem wettbewerbsintensiven Markt

Viele Geschäftsinhaber zögern, die Kontrolle über die Büro-Abläufe abzugeben. In einem wettbewerbsintensiven Markt haben Sie jedoch keine Zeit, sich um die Büro-Funktionen oder das Personalwesen zu kümmern, und müssen über die Veränderungen in Ihrer Branche auf dem Laufenden bleiben. Ein Outsourcing-Unternehmen, das Büro-Dienstleistungen anbietet, wird Ihnen helfen, grundlegende Fragen zu beantworten: Wie können Sie den Umsatz Ihres Unternehmens steigern? Ist Ihr Unternehmen auf Expansion ausgerichtet? Zweifellos ist dies eine kosteneffektive Strategie, da Sie von einem Team von Fachleuten in allen Aspekten Ihres Unternehmens umgeben sein werden.

Timing ist alles

Büro-Funktionen können zeitkritisch sein. Eine falsche Handhabung könnte direkt oder indirekt zu Geldstrafen und anderen finanziellen Problemen führen. Wenn Sie eine Outsourcing-Agentur beauftragen, müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass wichtige Büro-Vorgänge rechtzeitig erledigt werden. Wir zahlen Ihre HST in voller Höhe und überprüfen anschließend Ihre Bücher. Im Rahmen unserer Büro-Dienstleistungen halten wir auch Ihre Gehaltsabrechnung auf dem neuesten Stand.

Warum sollte ein kleines Unternehmen diese Tätigkeiten auslagern?

Viele kleine Unternehmen neigen dazu, einen großen Teil der Büro-Arbeiten selbst zu erledigen. Dadurch kann Zeit verloren gehen, die Sie besser für andere Kernaufgaben verwenden könnten. Wenn Sie das Büro auslagern, sparen Sie Zeit und senken die Kosten. Sie können von Büro-Dienstleistungen profitieren, die von professionellen Dienstleistern erbracht werden, ohne dass Sie für Mitarbeiter bezahlen oder Personal unterhalten müssen, was für kleine Unternehmen in der Regel eine große Belastung darstellt.

Als neuer Inhaber eines Kleinunternehmens ist es sehr schwierig, den Überblick zu behalten und neue Prozesse zu erlernen, wenn Ihr Hauptzweck im Geschäft darin besteht, Geld zu verdienen. Vielleicht wissen Sie nicht, wie man eine Gehaltsabrechnung oder Sozialleistungen einrichtet, geschweige denn, dass Sie die Zeit haben, Ihre eigene Buchhaltung zu führen. Das Outsourcing von Büro-Dienstleistungen ermöglicht es Ihnen, sich nur um die Dinge zu kümmern, die für Sie wichtig sind, neben anderen Vorteilen

Büro Outsourcing für wachsende Unternehmen

Das Outsourcing arbeitsintensiver Aufgaben ist eine Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter von banalen Aufgaben zu entlasten. Die Beantwortung von E-Mails, die Planung von Terminen und die Moderation von Besprechungen kann von einem persönlichen Assistenten mit Fernzugriff übernommen werden. Interne Finanzmanager können von einem Outsourcing-Team unterstützt werden, das aus einem Lohnbuchhalter und einem professionellen Buchhalter besteht. Ihr operatives Team wird von der ausgelagerten strategischen Unternehmensentwicklung profitieren, und die Dateneingabe kann problemlos übernommen werden.

In allen Phasen des Unternehmenswachstums kann das Outsourcing-Unternehmen neue Lösungen und Prozesse einführen, um neue Standards und Anforderungen zu erfüllen. Das kann mit der HST/GST für ein neu gegründetes Unternehmen zusammenhängen oder einfach damit, dass ein großer Zustrom neuer Mitarbeiter auf die Gehaltsliste kommt. Unabhängig von der Wachstumsgeschwindigkeit beseitigen Büro Outsourcing-Services Kopfschmerzen und helfen, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.

Setzen Sie Zeit und Geld frei

Junge Unternehmen nutzen das Outsourcing, um zu wachsen. Es verschafft ihnen Zeit, um effizienter und mit minimalem Overhead zu arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, bei Bedarf Zeit zu sparen. Sie müssen nicht mehr einen Vollzeitmitarbeiter oder ein Team für die Verwaltung eines ausgelagerten Unternehmens bezahlen. Sie können professionelle Dienstleistungen in Anspruch nehmen, wann immer Sie wollen und wie Sie sie brauchen.

FAQ

Wie wählt man den besten Büroservice aus?

Es ist wichtig, dass Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sind und darüber, was Sie aus der Sicht Ihrer Outsourcing-Partner erreichen wollen. Es ist auch entscheidend, einen Dienstleister zu finden, der Ihre Erwartungen erfüllt oder übertrifft.

Insgesamt muss Ihr Outsourcing-Partner Ihre primären Bedürfnisse effektiv ermitteln und diese regelmäßig überprüfen. Sie sollten sich keine Gedanken über Fristen und darüber machen müssen, ob wichtige Steuerunterlagen eingereicht wurden oder nicht. Das Ziel ist es, Ihre Buchhaltungs- oder Personalabteilung durch ein Unternehmen zu ersetzen, das über ausreichend Fachwissen verfügt.

Lohnt sich Outsourcing auch für lokale Lösungen?

Während viele Offshore-Unternehmen Büro-Dienstleistungen anbieten, kann es sich als unglaublich vorteilhaft erweisen, ein lokales Unternehmen zu finden, das diese Art von Arbeit übernimmt.

Erstens ist es kein Geheimnis, dass ein lokales Unternehmen Ihren Markt und die externen Faktoren besser versteht, da es die Elemente, die Ihr Geschäft tagtäglich umgeben, besser einschätzen kann. Der kanadische Winter zum Beispiel hat wirtschaftliche Auswirkungen auf Unternehmen, da sie in diesen Monaten möglicherweise neue Technologien anschaffen, mehr Personal einstellen oder mehr ausgeben müssen.

Ein lokales Unternehmen, das Büro-Dienste anbietet, ist auch einfacher in der Zusammenarbeit, da die Beziehung in der Regel stärker und fließender ist, da sie nicht von unterschiedlichen Zeitzonen und Arbeitszeiten abhängig ist. Die Kosten für den lokalen Support mögen zwar höher sein, aber die Gewissheit, dass der operative Support gewährleistet ist, ist es wert und verbessert Ihre Erfolgschancen drastisch.