Ein Kunde ruft an und hat ein Problem. Ein Interessent meldet sich per Kontaktformular und möchte etwas über ein Produkt wissen. Solche Ereignisse sind Alltag im Businesscenter von
Unternehmen. Anrufe annehmen, die Anfragen in die richtigen Kanäle weiterleiten und dann Hilfe leisten. Das ist der übliche Ablauf.
Hört sich grundsätzliche ganz prima und an, ist es aber nicht gerade leicht zu bewerkstelligen. Informationen immer an der richtigen Stelle auffindbar zu halten ist eine Herkulesaufgabe. Wenn jeden Tag Anrufe und Anfragen eintreffen, dann muss jemand sie irgendwo verzeichnen. Nur wo? Excel? Access? Oder in einer Software?
Anschließend werden sie an die Abteilungen im Unternehmen weiter geschickt. Allein hier stellt sich schon die große Frage: Wie lässt sich sicherstellen, dass alle Daten an die richtigen Empfänger gelangen? Und wie lässt es sich prüfen, dass keine Vorgängen verloren geht? Wie erreicht es das Businesscenter, dass Kunden nicht zu lange auf eine Antwort warten müssen?
All diese Probleme stellen treten regelmäßig auf in den Firmen. Jedes hat zur Lösung seine eigene Organisation aufgebaut und damit eigene Bedürfnisse in den geschäftlichen Abläufen erschaffen. Manchen ist das gut gelungen, Abläufe schlank und präzise zu halten. Anderen dagegen nicht und es kommt zu Fehlern und Doppelarbeit. Die Erfahrung aus solchen Umständen zeigte: Als beste Lösung für Prozesssicherheit haben sich spezielle Software- und Programmpakete erwiesen. Vor allem solche, die als Branchenlösung konzipiert wurden. Im Bereich der Businesscenter ist eine davon zum Beispiel DocuCall. Businesscenter ähneln sich hinsichtlich ihrer Kundenprozesse. Daher können die meisten davon durch eine branchenspezifische Software abgedeckt werden.
Was ist DocuCall?
DocuCall ist eine Standardsoftware, die dafür programmiert wurde, um kundenorientierte Businesscenter bei ihrer Arbeit zu unterstützen. Solche Softwarelösungen entstehen mit Hilfe langjähriger Erfahrung der Herstellerfirma. Die Best-Practices in Sachen Prozessorganisation ist darin enthalten. Wer als Firma DocuCall einführt, der importiert sich im Prinzip eine sehr effiziente Prozessorganisation gleich mit. Natürlich lassen sich auch besondere Module individuelle für einen Kunden anpassen. Klüger wäre es jedoch die Abläufe innerhalb der bisherigen Organisation denen der Software anzugleichen. Davon profitiert die eigene Kostenstruktur massiv. Programme wie DocuCall erleichtern mit ihrem Einsatz also nicht nur die Arbeit, sondern sie bringen auch die allgemeinen Geschäftsabläufe voran. So verkürzen sich die Zeiten, in denen Aufträge durch die Abteilungen laufen.
Wie wird DocuCall verwendet?
Früher wurde die Software von den Unternehmen auf einem zentralen Server installiert. Daraus resultierte das Problem, dass die Käufer der Software eine eigene IT Infrastruktur unterhalten mussten, die nicht gerade unkompliziert zu betreuen ist. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen hatten Probleme damit. Sie könnten sich keine eigene IT Abteilung leisten, die sich darum kümmert.
Deswegen ist man in den letzten Jahren dazu übergegangen DocuCall in die Cloud zu verlegen. Das heißt, alle notwendigen IT Strukturen werden komplett auf einem Server außerhalb der eigenen Firma gepflegt. Den Usern reicht ein einfacher Rechner, um über das Internet zuzugreifen. Von den Kosten her gesehen ist das deutlich besser, als sich selbst um alles zu kümmern. Cloud Computing hat sich dadurch in vielen Bereichen zum Standard entwickelt.Serviceorientierte Businessscenter profitieren in hohem Maße vom Einsatz.
