Ein Kunde ruft an und hat ein Problem. Ein Interessent meldet sich per Kontaktformular und möchte etwas über ein Produkt wissen. Solche Ereignisse sind Alltag im Businesscenter von
Unternehmen. Anrufe annehmen, die Anfragen in die richtigen Kanäle weiterleiten und dann Hilfe leisten. Das ist der übliche Ablauf.
Hört sich grundsätzliche ganz prima und an, ist es aber nicht gerade leicht zu bewerkstelligen. Informationen immer an der richtigen Stelle auffindbar zu halten ist eine Herkulesaufgabe. Wenn jeden Tag Anrufe und Anfragen eintreffen, dann muss jemand sie irgendwo verzeichnen. Nur wo? Excel? Access? Oder in einer Software?
Anschließend werden sie an die Abteilungen im Unternehmen weiter geschickt. Allein hier stellt sich schon die große Frage: Wie lässt sich sicherstellen, dass alle Daten an die richtigen Empfänger gelangen? Und wie lässt es sich prüfen, dass keine Vorgängen verloren geht? Wie erreicht es das Businesscenter, dass Kunden nicht zu lange auf eine Antwort warten müssen?
All diese Probleme stellen treten regelmäßig auf in den Firmen. Jedes hat zur Lösung seine eigene Organisation aufgebaut und damit eigene Bedürfnisse in den geschäftlichen Abläufen erschaffen. Manchen ist das gut gelungen, Abläufe schlank und präzise zu halten. Anderen dagegen nicht und es kommt zu Fehlern und Doppelarbeit. Die Erfahrung aus solchen Umständen zeigte: Als beste Lösung für Prozesssicherheit haben sich spezielle Software- und Programmpakete erwiesen. Vor allem solche, die als Branchenlösung konzipiert wurden. Im Bereich der Businesscenter ist eine davon zum Beispiel DocuCall. Businesscenter ähneln sich hinsichtlich ihrer Kundenprozesse. Daher können die meisten davon durch eine branchenspezifische Software abgedeckt werden.